Nos últimos meses estou pesquisando e testando alguns métodos para me ajudar a ser mais produtivo. Tenho percebido que me distraio muito, esqueço fácil das coisas que preciso fazer e utilizo muito mal meu tempo. Como estou trabalhando como freelancer nos meus horários vagos preciso otimizar o meu tempo para conseguir realizar esses trabalhos e ainda ter tempo para fazer algumas coisas legais (como blogar :D).
Pesquisei algumas metodologias e conversei com alguns amigos. Acabei com uma lista de três métodos: O Pomodoro Technique, o GTD e o ZTD.
Comprei o livro Getting Things Done e baixei o ebook gratuito do Pomodoro Technique. Também há um bom material sobre ZTD, desde blogs, ebooks e até audiobooks. Reuni o material desses três métodos e comecei pelo menor e mais fácil de ser aplicado (na minha opinião), no caso o Pomodoro.
Li o ebook do Pomodoro Technique, vi algumas palestras bem legais sobre o assunto e há uns dois meses venho tentando aplicar ele no meu dia a dia, tanto no meu trabalho na EITS quanto nos meus trabalhos como freelancer.
Não está sendo uma tarefa fácil e ainda não estou conseguindo aplicar todos os aspectos da técnica do pomodoro, mas já consegui ganhos significativos em termos de produtividade.
Mas como funciona o pomodoro technique?
O pomodoro technique, de uma maneira geral, consiste em dividir seu tempo de trabalho em intervalos de 30 minutos (um pomodoro), sendo 25 minutos de trabalho e 5 minutos de pausa. A cada 4 pomodoros (120 minutos), você faz uma pausa um pouco mais longa de 15 a 30 minutos. Durante os 25 minutos de trabalho, você precisa focar em uma única tarefa e ir até o fim, ou seja, até o fim dos 25 minutos. Mesmo que você termine a atividade antes de acabar os 25 minutos você deve continuar focado na tarefa, podendo usar o tempo restante para revisar ou melhorar o que foi feito. No tempo de intervalo (5 minutos), você deve tirar seu foco do que foi feito, podendo usar esse tempo para tomar um café, ir ao banheiro ou fazer uma breve caminhada.
O pomodoro é indivisível, se você precisar interromper um pomodoro você não poderá pausa-lo, você terá que reinicia-lo assim que estiver lidado com o motivo da interrupção.
Interrupções
Sobre as interrupções o pomodoro technique as classifica como sendo interrupções internas e interrupções externas.
As interrupções internas são todas aquelas que tem inicio em você mesmo. É aquela necessidade de checar um email que chegou, de ver as novidades no facebook, acompanhar o que rola no twitter ou responder aquela mensagem no seu gtalk. Tudo que você mesmo provoca para interromper sua atividade é considerada interrupção interna.
Já as interrupções externas são todas aquelas que acontecem sem depender de você. É um telefonema que você precisa atender ou um colega que te interrompe pra te perguntar algo ou comentar alguma coisa sobre o trabalho.
O pomodoro sugere formas para lidar com as interrupções. No livro tem templates e as explicações de como usar a sua própria To-Do list para atender as interrupções e continuar focado na sua tarefa.
Como estou aplicando o pomodoro no meu dia a dia?
Como citei acima, ainda não estou conseguindo aplicar toda técnica do pomodoro no meu dia a dia, seja por falta de hábito ou por algumas circunstâncias que estão fora do meu controle. Mas venho aplicando ele e tendo uma boa evolução.
Tanto na EITS quanto nos meus freelas, todas as atividades que precisam ser realizadas estão em um quadro Kanbam. Logo que chego para trabalhar, pego do quadro a atividade que preciso fazer e configuro meu pomodoro para rodar os 25 minutos. Se eu for interrompido externamente e não tiver a possibilidade de voltar ao pomodoro, anoto em um post-it o estado atual da tarefa e fixo ele no meu monitor para me ajudar a voltar na linha de raciocínio que estava antes de ser interrompido. Já quando ocorrem interrupções internas (e ocorrem com muita frequência), analiso se posso resolver rápido, se sim resolvo (responder uma mensagem do gtalk, por exemplo) se não, anoto o que precisa ser feito na lista de To-Dos do gmail e as resolvo em outros pomodoros ou nas minhas pausas.
Ainda é bem difícil me manter focado durante 25 minutos e as vezes minhas pausas extrapolam os 5 minutos sugeridos. Em dias de dificuldade em manter o foco, configuro meu pomodoro para 10 minutos ao invés de 25 e faço pausas menores de 2 a 3 minutos. Isso ajuda a manter o foco e torna as atividades menos cansativas.
Aplicativos
Existem bons aplicativos que ajudam no uso do pomodoro no dia a dia. Para windows eu uso o Break, um aplicativo free que pode ser baixado aqui. O Break permite que você configure o seu tempo de trabalho e seu tempo de pausa. Toda vez que um ciclo termina ele exibe uma mensagem e emite um alarme avisando que um ciclo terminou. Você pode configurar também a quantidade de pomodoros, que seguindo a técnica são sempre 4.
Quando estou trabalhando no Linux, utilizo o Pomodoro-app, não é um aplicativo open source mas oferece uma versão gratuita, porém limitada. O Pomoro-app tem mais features que o Breaker, ele oferece uma To-Do list e emite alarmes no final de cada ciclo.
A aplicação, mesmo que incompleta, do pomodoro technique tem me levado a atingir melhores níveis de produtividade. Quando você começa a aplicar a técnica você se da conta de que é muito difícil manter o foco e dizer não para aquela tentação interna de deixar a tarefa de lado para checar os últimos posts dos seus amigos no facebook ou twitter.